О том, что создание и хранение документов юридического лица подчиняется определенным правилам, известно всем. Если речь идет о кадровых актах, актах первичного бухгалтерского учета, уставных документах и многих прочих, несоблюдение установленного порядка может повлечь за собой определенные проблемы. Суммы штрафов различны - от минимальных до весьма внушительных. Не говоря уже о неприятностях, которыми может обернуться утрата наиболее значимых актовв случае проверки контролирующими органами. Поэтому обычно компании соблюдают правила создания и хранения документации. А вот уничтожение документов с истекшим сроком хранения – дело иное. Ну, действительно, оснований «церемониться» вроде как больше не имеется. В то же время, это ошибочное мнение, опровергаемое архивными стандартами.
Уничтожение документов – это целая процедура, которая по правилам должна осуществляться в строго установленном порядке. Во-первых, следует понимать, что на крупных предприятиях всегда создается и функционирует экспертная комиссия (ЭК) по определению, как сроков хранения, так и их отбора для уничтожения. Ее состав утверждается руководителем организации, который подписывает соответствующий приказ. Что касается состава ЭК, то он может быть различным, но при наличии собственной архивной службы туда обязательно приглашаются ее сотрудники. Если фирма сотрудничает с аутсорсером, передавая ему бумаги на хранение, то приглашаются ее представители. Собственно, в этом случае они и берут на себя организацию всей процедуры. Также обычно в описываемом процессе участвуют представители служб, создавших документы – бухгалтерии, отделка кадров, правового департамента и др.
Как бы то ни было, но именно экспертная комиссия оценивает документы, устанавливая срок их хранения. Она же по его истечении инициирует их уничтожение.
Сам процесс физической утилизации бумаг – это тоже, как правило, дело профессионалов. Обычно для этих целей привлекаются фирмы, специализирующееся на переработке бумаги. Если объем документации небольшой, можно обойтись своими силами, приобретя мощный шредер.
Но нужно понимать, что это последний этап, далеко не самый важный. Куда важнее документальное оформление описываемого мероприятия. Это, в частности, означает необходимость составления соответствующие актов. Примерная его форма приведена в Методических рекомендациях, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Для коммерческих организаций она не унифицирована, так что можно составить акт в произвольном виде, взяв за ориентир указанную выше.
Важно также понимать, что уничтожение документов после истечения срока их хранения – это право организации, но не обязанность. Если она захочет хранить их и дальше, препятствий для этого нет. Иное дело, что в этом случае архив может быть увеличен до невероятных размеров. Избежать этого можно, отсканировав акты. Тогда даже после их физического уничтожения первоначального носителя информация останется в распоряжении компании.
Уничтожение документов – это целая процедура, которая по правилам должна осуществляться в строго установленном порядке. Во-первых, следует понимать, что на крупных предприятиях всегда создается и функционирует экспертная комиссия (ЭК) по определению, как сроков хранения, так и их отбора для уничтожения. Ее состав утверждается руководителем организации, который подписывает соответствующий приказ. Что касается состава ЭК, то он может быть различным, но при наличии собственной архивной службы туда обязательно приглашаются ее сотрудники. Если фирма сотрудничает с аутсорсером, передавая ему бумаги на хранение, то приглашаются ее представители. Собственно, в этом случае они и берут на себя организацию всей процедуры. Также обычно в описываемом процессе участвуют представители служб, создавших документы – бухгалтерии, отделка кадров, правового департамента и др.
Как бы то ни было, но именно экспертная комиссия оценивает документы, устанавливая срок их хранения. Она же по его истечении инициирует их уничтожение.
Сам процесс физической утилизации бумаг – это тоже, как правило, дело профессионалов. Обычно для этих целей привлекаются фирмы, специализирующееся на переработке бумаги. Если объем документации небольшой, можно обойтись своими силами, приобретя мощный шредер.
Но нужно понимать, что это последний этап, далеко не самый важный. Куда важнее документальное оформление описываемого мероприятия. Это, в частности, означает необходимость составления соответствующие актов. Примерная его форма приведена в Методических рекомендациях, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Для коммерческих организаций она не унифицирована, так что можно составить акт в произвольном виде, взяв за ориентир указанную выше.
Важно также понимать, что уничтожение документов после истечения срока их хранения – это право организации, но не обязанность. Если она захочет хранить их и дальше, препятствий для этого нет. Иное дело, что в этом случае архив может быть увеличен до невероятных размеров. Избежать этого можно, отсканировав акты. Тогда даже после их физического уничтожения первоначального носителя информация останется в распоряжении компании.